2016.2.1 (Mon)

ビジネス英語講座(第15回)

問い合わせの文面

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問い合わせの文面

ビジネスにおいて、取引き先に荷物や案件の進捗状況を問い合わせするようなケースがあると思います。今回は、そのような場合のメールでの問い合わせについてご紹介します。

到着するはずの荷物(商品など)が届かない場合の問い合わせについて

まずは、こちらの認識と現在の状況について、できるだけ簡潔に伝えましょう。

“A was supposed to be here by this time, but I have not gotten it yet.”
(Aは、こちらに届く予定だったはずなのですが、まだ受け取っていません。)

このような事案は、どちらかが勘違いしていることにより起きるケースが少なくありません。問い合わせる際に、こちらが認識している内容や状況を相手に伝えることから始めると良いでしょう。

相手側の状況を確認する方法について

上記のやり取りを経たうえで、相手側の状況などを問い合わせてみましょう。

“Could you tell me the situation that you have ?”
(そちらがどのような状況なのか、教えてください。)

こちらの認識を伝えた上で、相手の状況を確認するという流れが、このようなケースにおいてはスムーズな問題解決へとつながります。そのあとの対応については、お互いの認識や状況を確認してから行いましょう。

自分の側に不都合な事態が起きても、一方的に相手を問い正す前に、まずはさらっとお互いの認識を確認することが、ビジネスを円滑にすすめるうえでは重要です。長く付き合う相手には、お互い持ちつ持たれつ、良い関係を保ちたいものです。

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