2016.2.1 (Mon)

ビジネス英語講座(第11回)

メールで使える英語表現

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メールで使える英語表現
I’m writing to ask you about ….

Eメールは現代のビジネスでは必須のコミュニケーション手段となっています。英語メールの定型に従うことで、相手にストレスなく読んでもらえてこちらの用件がしっかりと伝わるメールを書くことができます。
手紙同様、メールの基本的な要素は「冒頭」「本文」「結び」です。それぞれの部分で役に立つフレーズをご紹介します。

冒頭

“Dear Mr. Jackson,”
(ジャクソン様)

通常、メールの冒頭には「Dear+敬称+名前」を使います。これはビジネスメールでも私的なメールでも使えます。
敬称についてのルールも確認しておきましょう。

・Mr.:男性
・Ms.:女性(これは未婚・既婚関係なく使えますが、年配の既婚女性にはMrs.が好まれる傾向にあります。)
・Dr.:医者や博士(男女共に)

敬称の後にはラストネーム(名字)だけ、またはフルネームを置きます。Mr.Johnのように敬称とファーストネームだけを組み合わせることはないので注意しましょう。

“Dear vice president of international sales,”
(海外営業部長殿)

メールを書く相手の名前がわからない時は、Dearの後に役職を使うことができます。

“To whom it may concern,”
(ご担当者様)

役職さえもわからない場合はこのように書くことができます。

本文

“Thank you again for helping me last week.”
(先週はお力を貸していただきありがとうございました。)

“It was good to talk to you at the conferenceon Monday.”
(月曜日に会議でお会いできてうれしかったです。)

英語メールでは、天気について触れることはあまりありません。上記のように前回会ったときのことに触れたり、お世話になったお礼を述べたりするとよいでしょう。

その後で、メールを書いた目的(本題)を述べます。

・相手に何かを尋ねる時

“I’m writing to ask you about the sales conference on the 15th.”
(15日の営業会議についてお尋ねしたく、メールいたしました。)

・相手に何かを頼む時

“I need to ask you to send me the revised contract by Friday.”
(契約書の改定版を金曜までにお送りいただく必要があります。)

“I’m attaching a copy of the spreadsheet with the conference agenda.”
(会議の議題を入れたスプレッドシートを添付いたします。)

メールにファイルを添付する際に使える表現です。

“Please get back to me by Friday, the 25th.”
(25日、金曜日までにご返信ください。)

特定の日までに返信が欲しい時にはこのように言います。

“Please email me back to confirm you’ve received this message.”
(このメッセージを受け取られましたらご返信ください。)

メールを読んだか確認したい場合にはこのフレーズを加えるとよいでしょう。

結び

“Sincerely,”(敬具)

“Ichiro Honda”(本田 一郎)

メールの最後はこのように締めくくります。上記のように、結びのあいさつの後、一行あけてから自分のフルネームを書きます。

“Thank you for your help,
Regards,
Respectfully, ”

これらはSincerely同様、結びのあいさつとして使える表現です。コンマを入れるのを忘れないようにしましょう。

基本的な型に従っているだけで、相手にぐっと読みやすいメールになります。簡潔で「伝わる」ビジネスメールを心がけてみましょう。

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