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2016.12.14 (Wed)

朝礼ネタ帳(第70回)

LINEをビジネスで使うのはアリ?ナシ?

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 LINE利用に関するあるアンケート調査によると、ビジネスでLINEを使うことに抵抗を感じる人は、40%以上にのぼることが分かりました。なぜ抵抗を感じるのか?という問いに対しては、60%以上の人が、LINEはプライベート用だからと答えたそうです。(引用元:コミュニケーションツール利用に関する意識調査2015/Wantedly調べ)

 ビジネスでLINEを使うか否かは、送り手と受け手の関係性に左右されます。立場や世代の違い、仕事への認識の違いも重要な要素でしょう。これらの点で価値観が異なる人達が一緒に活動するビジネスの場において、LINEは共通のコミュニケーションツールになり得るのでしょうか。世代ごとの考え方の違いを考察し、効果的なLINE活用法を探ります。

部下からのLINEに、上司がイラッとする瞬間

 LINEに関するトラブルでよく耳にするのが、「最近の若者は、欠勤連絡をLINEでするから困る」というものです。確かに、以前は電話で欠勤連絡をするのが常識でした。しかし、LINEであろうが電話であろうが、部下は欠勤したい旨と理由を伝えているのですから、受け取っている情報自体は同じはず。

 それなのになぜ、LINEで欠勤報告を受けると失礼と感じる人がいるのでしょうか?

 そのイライラの正体は、LINE特有の気軽さにあります。大半の人はLINEをプライベートで利用するものと認識しています。そのため、部下がLINEで連絡してくると、オンオフが混沌としているような違和感を覚えるのでしょう。

 さらに、LINEは電話と違って一方的な連絡になりがちです。部下からLINEで欠勤連絡があったときに、「自分がこの連絡を見落とした場合、どうするつもりなのか」「そもそも仕事を軽く考えているのではないか」など、余計な詮索をしてしまいがちなのです。

 電話であれば、話し方や声のトーンから、病状や申し訳なさそうな雰囲気が伝わるのですが、LINEではその雰囲気が伝わりません。そのため、上司からすれば、簡単に欠勤する上に、上司に対して気軽なLINEで連絡してくる失礼な部下という印象になってしまうと思われてしまいがちなのです。

部下の気遣いが、世代間のずれで裏目に出る

 しかし、部下は悪気があってLINEで連絡をしているわけではありません。むしろ、LINEの方が迷惑にならないと考えて、利用している場合も多いのです。

 いつも忙しい上司の場合、朝から欠勤連絡をすることで邪魔してはいけないと考えて、あえてLINEを選んでいる人もいます。あるいは、これまで敬語やビジネスマナーを学ぶ機会がなかったために、上司との話し方や、ビジネスメールに苦手意識を持ってしまい、その結果「LINEなら失敗がないだろう」とを考えている人もいるでしょう。

 いずれのケースも、仕事を軽く考えていたり、気軽だからLINEで連絡しているのではなく、失敗しない方法を考えた結果、LINEを選択しているのです。

 こうした世代間の認識のずれを解消するには、会社でLINEの活用方法についてあらかじめルール設定をしておく必要があります。特に機密情報を扱う部署の場合は、LINE禁止のルールを設定しているところも多いはず。ルールについて改めてスタッフで共有しましょう。

LINEの長所を知ればビジネスでも有効利用できる

 ですが、特にルールは設定されておらず、ただ何となくLINEが受け入れにくいという場合には、これから紹介する導入例を参考に、一部業務に限りLINEを導入してみても良いかもしれません。

 ビジネスシーンにおいてLINEが効果を発揮するのは、指示出しや決定事項の共有など、情報をスピーディかつ正確に伝えたい場合です。LINEがこうした業務に適している理由は二つあります。

 一つ目は、LINEはスマートフォンさえあれば場所を選ばずどこでも受信・送信可能という点です。ですから、日中は外出が多い部署の場合も即座に確認してもらえるのです。

 二つ目は、グループ設定ができる点です。グループ設定をすれば、情報を一斉送信できるだけでなく、それに対する反応もスクロールで一気に確認可能です。

 たとえば、部下の1人から質問があった場合、それに対する返信もグループに設定された全員が確認できます。また、情報に変更があった際も、変化の経緯を時系列で確認できるので、見直したときに全体像を把握しやすいというメリットがあります。

 より効果的にLINEを活用するために、送り手は文章の書き方も工夫をしましょう。LINEは長文には不向きなツールですから、文章は短く箇条書きに。改行も小まめにしましょう。内容に関しても、一読するだけで読み手が自分のすべき行動が分かる文章が理想です。共有事項・作業発生の有無・締め切り・確認後の返信が必要か不要かといった要素を記載して、読み手の理解度と業務スピードを高めましょう。

 これまでの慣習や固定概念から、LINEはビジネス向きではないと決めつけてしまいがちですが、このように、LINEの長所を知った上で適切に活用すれば、業務効率アップや連絡漏れの防止といった思わぬ効果を実感することができるはずです。

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